Tapahtumien järjestäminen

Kiharakerho ry:n jäsenet voivat halutessaan järjestää tapahtumia, koulutuksia ja kiharatreffejä yhdistyksen nimissä. Näitä ohjeita seuraamalla järjestät onnistuneen Kiharakerhon tapahtuman:

• Mitä haluat järjestää, missä ja milloin?
• Mikä on arvioitu osallistujamäärä?
• Tee tapahtumasta talousarvio (tulot: osallistumismaksut miinus menot: esim. kouluttaja, paikan vuokra, ruokailu). Talousarviopohja löytyy tältä sivulta. Talousarvioiksi kelpaa myös luvut eriteltynä esim. word-tiedostoon.
• Esitä suunnitelmasi tässä vaiheessa kerhon hallitukselle

Hallitus kokoontuu noin kerran kuukaudessa, mutta tekee tarvittaessa kiireellisiä päätöksiä sähköpostitse. Päätökset tapahtumien rahallisesta tukemisesta tekee aina yhdistyksen hallitus tapahtuman talousarvion perusteella.

Mikäli hallitus näyttää vihreää valoa tapahtuman järjestämiselle ilmoita seuraavat tiedot yhdistyksen tiedottajalle tapahtuman mainostamista varten:

• Mitä, missä ja milloin?
• Tapahtuman hinta osallistujalle, ellei ole maksuton
• Ilmoittautumisajankohta
• Kenelle ilmoittaudutaan
• Keneen osallistuja voi tarvittaessa olla yhteydessä

Yhdistyksen tapahtumia mainostetaan aina ensimmäisen kerran yhdistyksen tunnuksilla, tämän jälkeen tapahtumaa voi mainostaa myös omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla.

Tapahtuman jälkeen toimita kerhon hallitukselle tapahtuman tuloslaskelma (toteutuneet tulot miinus toteutuneet menot). Kiharakerho tarvitsee kaikista ostoista alkuperäiset kuitit tai kuvat alkuperäisistä kuiteista. Kiharakerho ei voi maksaa kouluttajille palkkioita muuten kuin laskun kautta. Kouluttajalla on siis oltava laskutusmahdollisuus, ellei korvauksena käytetä yleisiä matkustuskorvauksia.

Apua voi aina pyytää yhdistyksen puheenjohtajalta pj(at)kiharakerho.net!